Tra i compiti del notaio ci sono anche quelli della conservazione degli originali e del rilascio delle copie e dei documenti che attestano il trasferimento della proprietà.
Il dovere di corretta conservazione è periodicamente controllato dall’Archivio Notarile, che subentra in tali incombenze quando il notaio cessa la propria attività per qualsiasi ragione. Ogni cliente ha dunque l’assoluta certezza e garanzia di poter entrare in possesso in qualsiasi momento della copia degli atti ricevuti da qualsiasi notaio.
Il notaio Francesco Boni trasmette a tutti i clienti che al momento del conferimento dell’incarico hanno fornito il proprio indirizzo di posta elettronica, il fascicolo digitale della pratica, che contiene tutta la documentazione di interesse (la copia degli atti e degli allegati, delle note di trascrizione e di voltura catastale, atti costitutivi e statuti societari, fatture, ecc.) e che ha il pregio della semplicità, della rapidità e del risparmio, e consente ai clienti ed ai relativi consulenti la riproduzione di un numero infinito di esemplari cartacei.
La consegna della documentazione in formato digitale facilita la trasmissione dei dati, riduce i tempi di attesa, il consumo di carta e lo spazio per l’archiviazione, inoltre facilita la conservazione da parte del cliente destinatario; per tutto ciò la consegna del fascicolo digitale non comporta alcun costo aggiuntivo.
A chi ne fa richiesta viene assicurata anche la consegna della documentazione nella tradizionale forma cartacea o su altro supporto (chiavetta USB, DVD, ecc.).
La riproduzione e la consegna della documentazione cartacea evidentemente impegna maggiormente il personale di studio ed il notaio, e viene quindi disincentivata.